Zerspano im Betrieb einführen

Merkblatt für Geschäftsführung, Betriebsrat und Datenschutz

Dieses Merkblatt beschreibt sachlich, welche Angaben über Beschäftigte Zerspano speichert, wer sie sehen kann und was Zerspano nicht tut. Es soll die Einführung erleichtern – etwa das Gespräch mit dem Betriebsrat oder die Information der Beschäftigten. Es ist keine Rechtsberatung. Ob und wie Sie den Betriebsrat beteiligen und auf welche Rechtsgrundlage Sie die Verarbeitung stützen, klären Sie bitte mit Ihrer Beratung.

1. Was Zerspano über Beschäftigte speichert

Bereich	Angaben	Wofür
Konto	Name, E-Mail-Adresse oder Benutzername, Rolle, Sichtrechte; das Kennwort nur als nicht umkehrbarer Hash; auf Wunsch ein zweiter Faktor	Anmeldung und Rechte
Personalstamm	Vor- und Nachname, Telefon, Handy, Notiz, Abteilung, Tätigkeiten, bediente Maschinen, PIN für das Terminal an der Maschine. Freiwillig und so gekennzeichnet: Geburtstag und Privatanschrift. Nur für die Verwaltung: der Stundenlohn intern	Arbeit zuweisen, Anmeldung am Terminal
Zeitbuchungen nur mit dem Modul Auftragszeiten	Je Arbeitsgang: Datum, Beginn, Ende, Dauer, Art (Rüsten, Laufzeit, Störung, Nacharbeit), Maschine und Person	Nachkalkulation: was geplant war, was wirklich gelaufen ist
Arbeitszeit nur mit dem Modul Arbeitszeiterfassung	Kommen, Pause, Pause-Ende und Gehen mit Uhrzeit (Uhr des Servers, kein Standort); Nachträge und Berichtigungen mit Grund, wer sie beantragt und wer sie freigegeben hat; Personalnummer, Arbeitszeitmodell, Soll-Stunden, Zeitkonto, Urlaubsanspruch; Urlaub und Abwesenheiten – Krankheit nur, wenn die Firma sie freischaltet, und nur der Zeitraum, ohne Grund oder Diagnose; sehen kann sie nur, wer das Recht Personal hat, jeder Zugriff steht im Protokoll, und nach Ende des Folgejahres wird daraus „Abwesend“	Arbeitszeitnachweis (§ 16 Abs. 2 ArbZG), Zeitkonto, Urlaub
Arbeitsplanung	Wem ein Arbeitsgang zugewiesen ist und sein Stand (offen, läuft, fertig)	Steuerung der Fertigung
Prüfungen zu einer Person	Zum Beispiel Unterweisungen mit Fälligkeit. Die Maske sagt ausdrücklich: keine Gesundheitsdaten eintragen (etwa Ergebnisse arbeitsmedizinischer Vorsorge)	Fristen im Blick behalten
Interner Chat	Nachrichten und Anhänge mit Zeitpunkt; bis zu welcher Nachricht jemand gelesen hat	Absprachen im Betrieb
Werkzeugschrank	Wer welchen Artikel angefordert hat	Nachbestellen
Verläufe	Wer eine Rechnung festgeschrieben, versendet oder storniert hat; wer eine Zeichnung geschwärzt und freigegeben hat	Nachvollziehbarkeit von Belegen
Anmeldung	Laufende Sitzungen mit Beginn und Ablauf; fehlgeschlagene Anmeldeversuche mit E-Mail-Adresse und Zeitpunkt – nach einem Tag gelöscht	Schutz vor dem Durchprobieren von Kennwörtern

2. Auswertungen mit Bezug zu Personen

Zeiten & Auswertung je Auftrag: Ist-Stunden je Mitarbeiter, Soll gegen Ist je Position und Arbeitsgang.
Zeiten: Zeit je Mitarbeiter über einen gewählten Zeitraum, absteigend nach Stunden.
Plantafel und Arbeitsplanung: welcher Arbeitsgang gerade läuft und wem er zugewiesen ist.
Mitarbeiter-Auswertung: Stunden, Fertigungs- und Lohnkosten und der Umsatz je Mitarbeiter in einem Zeitraum, im Vergleich zum Zeitraum davor – gerechnet mit dem Feld „Stundenlohn intern“ aus dem Personalstamm. Nur für die Verwaltung.
Arbeitszeit (Team heute, Auswertung, Kalender): wer anwesend ist, Arbeitszeit, Pausen, Soll und Ist, Zeitkonto, Urlaubs- und Krankheitstage je Person – nur für Personen mit dem Haken „Arbeitszeiten aller Mitarbeiter“.

Solche Auswertungen lassen Rückschlüsse auf Leistung und Verhalten zu. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat ein Betriebsrat bei der Einführung technischer Einrichtungen mitzubestimmen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen; nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts genügt schon, dass sie dazu geeignet sind. Das betrifft vor allem die Zeiterfassung – Arbeitszeit wie Zeit je Arbeitsgang – und die Auswertungen oben, die Mitarbeiter-Auswertung eingeschlossen.

Mit der Arbeitszeiterfassung kommt § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG dazu: Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit und die Pausen bestimmt ein Betriebsrat mit – also auch die Arbeitszeitmodelle und Pausenregeln, die Sie in Zerspano hinterlegen.

3. Was Zerspano nicht tut

Keine Ortung beim Stempeln. Kommen und Gehen werden ohne Standort gespeichert; die Uhrzeit kommt vom Server, nicht vom Handy.
Keine Standortdaten, keine Aufzeichnung von Tastatur oder Bildschirm der Beschäftigten.
Bei der Anmeldung speichert Zerspano keine IP-Adresse der Beschäftigten – außer im Server-Protokoll, das jeden Zugriff mit IP-Adresse 7 Tage lang zur Abwehr von Angriffen festhält; eine Zuordnung zu Personen oder Auswertung findet nicht statt.
Stempeln am privaten Handy ist freiwillig. Der Arbeitgeber kann es nicht verlangen, und es muss eine Alternative geben – etwa das Terminal in der Halle: mit der PIN anmelden und unter Arbeitszeit stempeln, oder ein Rechner im Betrieb.
Gestempelt wird an den Geräten, die das Büro als Firmengerät eingerichtet hat. Mit dem eigenen Handy nur, wenn das Büro es für die Person freigibt; an jedem Stempel steht, ob er vom Firmengerät oder vom Handy kam. Einen Standort erfasst Zerspano dabei nicht.
Ein Gespräch mit dem Support beginnt nur, wenn die Person es annimmt – auch nur mit Ton, ohne Kamera. Aufgezeichnet wird nichts.

4. Wer was sieht

Jede Person hat eine Rolle (Inhaber / Verwaltung, Büro, Werkstatt). Unter Personal legen Sie zusätzlich je Person und Bereich fest, was sie sehen darf. Ein gesperrter Bereich ist auch über die Adresszeile nicht erreichbar.
Fremde Zeitbuchungen nachtragen, umbuchen oder löschen kann nur die Rolle Inhaber / Verwaltung.
Die Arbeitszeiten, Urlaubs- und Krankheitstage anderer sieht nur, wer unter Personal den Haken „Arbeitszeiten aller Mitarbeiter“ hat; er ist auch beim Büro nicht von selbst gesetzt. Die Mitarbeiter-Auswertung und den Stundenlohn intern sieht nur die Verwaltung. Jeder sieht immer seine eigenen Zeiten. Von Hand wird kein Stempel gelöscht – Berichtigungen stehen mit Grund und Namen im Protokoll.
Zerspano als Anbieter sieht Ihre Daten nur über einen Support-Zugang, den Sie freigeben. Jeder Besuch steht im Protokoll, das Sie selbst einsehen können.

5. Löschen

Scheidet jemand aus, schalten Sie das Konto unter Personal ab oder entfernen die Person. Hat sie nie gebucht, ist sie danach ganz weg. Zeitbuchungen, Arbeitszeiten und Prüfprotokolle bleiben als Nachweis erhalten, tragen aber keinen Namen mehr. Arbeitszeiten sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG).
Wie lange Zerspano Stempel, Nachträge und Abwesenheiten aufbewahrt, stellen Sie unter Arbeitszeit → Einstellungen ein: so viele Jahre nach Ende des Kalenderjahres, mindestens zwei (Vorgabe: zwei). Danach löscht Zerspano sie selbst; das Zeitkonto rechnet mit dem Stand bis dahin weiter. Brauchen Sie die Zeiten länger, etwa für die Lohnabrechnung, stellen Sie mehr Jahre ein. Nach derselben Frist verlieren die Auftragszeiten (Zeit je Arbeitsgang) den Namen – die Stunden bleiben am Auftrag für die Nachkalkulation.
Nach dem Ende des Vertrags löscht Zerspano die Daten der Firma nach 30 Tagen; vorher erinnern wir zweimal und bieten den Export an.

6. Vor der Einführung

Den Betriebsrat vor der Einführung beteiligen. Üblich ist eine Betriebsvereinbarung, die etwa Zweck, genutzte Module, erlaubte Auswertungen, Zugriffsrechte und Löschfristen festhält.
Die Beschäftigten informieren, welche Angaben wofür gespeichert werden (Art. 13 DSGVO). Dieses Merkblatt kann dabei helfen.
Sichtrechte je Person einstellen, bevor alle angemeldet sind.
Entscheiden, ob die Module Auftragszeiten und Arbeitszeiterfassung genutzt werden und wer die Auswertungen sehen darf. Die Arbeitszeiterfassung schaltet die Verwaltung unter Arbeitszeit ausdrücklich ein; vorher speichert Zerspano keine Stempel.
Keine Gesundheitsdaten in Prüfungen oder Notizen.
Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Zerspano steht unter /avv, die technischen und organisatorischen Maßnahmen in seiner Anlage.

Stand: 21.10.2026. Keine Rechtsberatung.